Algumas dicas para organizar o seu escritório

Porque o escritório não deve ser aquela divisão desarrumada da sua casa, neste artigo damos-lhe algumas dicas úteis para tornar esse espaço mais confortável e organizado.

Aprenda algumas dicas de como organizar melhor o seu escritório e assim se sentir melhor no seu local de trabalho.

 

Revolucione o seu espaço

– Reflicta sobre o ambiente: é arejado? Iluminado? Confortável? Se respondeu não, procure alterar esses aspectos.

– Para evitar a acumulação de papéis, deve fazer uma limpeza geral ao escritório uma ou duas vezes por ano, eliminando papéis, revistas e tudo o que já não precisa, deixando espaço para o que é novo. Lembre-se que o escritório não é uma arrecadação.

– Se a divisão for grande, invista num recanto para relaxar, com um sofá ou puff e uma mesa de apoio. Assim, pode ter dois espaços num só.

– Aposte em certos objectos que tornem o espaço mais acolhedor, por exemplo, um relógio de parede, um quadro, um espelho, flores, etc.

 

Siga algumas dicas de como se sentir melhor no seu local de trabalho e saiba ainda as melhores dicas de como decorar espaços pequenos.

 

Decore de forma funcional

– O escritório deve ser prático e cómodo e, como tal, deve ter apenas os móveis essenciais para que possa realizar o seu trabalho.

– Deve ter uma estação de trabalho ou uma secretária e uma cadeira regulável.

– Coloque a mesa e a cadeira na altura certa e posicione bem o monitor, o teclado e o rato, para evitar problemas de visão e tendinites. Faça pausas regulares.

– Uma boa iluminação é fundamental enquanto trabalha. Escolha uma iluminação geral e um candeeiro.

 

Exemplo de um escritório organizado

Exemplo de um escritório organizado

 

Organize o seu escritório

– A organização é essencial no escritório. Vai precisar de gavetas e espaços de arrumação: caixas, arquivo de pastas suspenso, separadores de arquivo e/ou dossiers.

– Utilize cada caixa ou pasta para um projecto diferente e coloque etiquetas para identificar com facilidade o assunto. Há vários sistemas de arquivo: use o que mais lhe convém.Pode seguir o critério de ordem alfabética para se organizar.

– Arquive os documentos de trabalho e pessoais, que devem estar sempre separados.

– Invista em móveis de apoio: uma estante ou um carrinho de apoio.

– Se o escritório for pequeno, aprenda a rentabilizar o espaço: aproveite as paredes, colocando cubos ou prateleiras.

– Utilize uma caixa para colocar tudo o que é mais antigo, ou documentos pendentes. Ou opte por arrumar na hora.

– Deixe junto à secretária as coisas que utiliza com mais frequência, por exemplo a impressora, o telefone ou o fax.

 

Tire maior partido do computador

– A organização também é chave no que diz respeito ao seu computador. Deve guardar de imediato os documentos em pastas  devidamente identificadas. Não é boa ideia deixar acumular ficheiros desorganizados.

– Se detesta papéis, pode digitalizar tudo o que for possível e armazenar no computador (convém ter sempre um backup actualizado) ou num disco externo.

–  Se partilha o computador com outra pessoa, pode criar um ambiente de trabalho distinto, de modo que cada um fica responsável pela organização da informação.

 

Escritório organizado

 

Rentabilize a mesa de trabalho

– Comece por retirar tudo o que está na mesa, colocando de volta apenas o que utiliza no dia-a-dia. Tudo o resto deve ser arquivado ou deitado fora.

– Os acessórios de secretária, tais como porta-lápis, porta-clips e suporte para cartas ajudam a organizar os objectos que precisam de estar sempre à mão.

– Utilize um pequeno organizador de mesa,  caso tenha pouco espaço ou poucos documentos.

– Deve evitar espalhar objectos pessoais pelo escritório.

 

Invista em acessórios funcionais

– Junte todos os fios, seja de computadores, telefones ou televisões – que normalmente são incómodos e inestéticos – e esconda-os, através de um passo-cabos, por exemplo.

– Recorra a cestos, bolsas, caixas ou frascos para guardar os pequenos objectos que tem no escritório: canetas, agrafadores, marcadores, clips, blocos de notas, CDs, bloco de notas, etc.

– Nas gavetas, experimente usar divisórias adequadas tabuleiros próprios ou caixas de chocolates vazias – para manter tudo arrumado e funcional. Basta usar a imaginação.

– Um quadro magnético ou de cortiça é uma boa opção para ter visível assuntos que precisa de tratar, sem ocupar espaço.

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